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政策制度
合肥职业技术学院办公用品使用管理办法
2020-07-02  点击:[]

校办发【2020】18号

  为了规范学校办公用品的领用、发放和管理工作,满足办公需要,倡导勤俭节约,特制定本办法。

一、办公用品的分类

办公用品的分类:办公用品分为耐用办公用品、低值易耗办公用品和办公设备、家具三大类。

1、耐用办公用品是指能使用一定时间而不易损坏的用品,如订书机、文件框、文件夹、计算器、剪刀、裁纸刀、直尺、起钉器等;

2、低值易耗办公用品是指使用中易消耗的办公用品,如纸张、档案袋、胶带、胶水、电池,签字笔(芯)、铅笔、笔记本、钉书针、回形针、橡皮擦、肥皂、毛巾等。

3、办公设备、家具是指电脑、复印机、打印机、电话机、办公桌、办公椅、沙发、茶几、文件柜等。

二、耐用和易耗办公用品的领用

1、办公用品领用一般由各部门资产管理员从学校《低值易耗品管理系统》中申请,经国资处审核通过后,各部门资产管理员从系统中打印出本部门《合肥职业技术学院(办公用品)领用申请单》,经签字确认后方可领取和发放(领取流程参考学校国资处网站中的服务指南)。各部门办公用品领用一般每学期集中申领一次,应本着勤俭节约、杜绝浪费、精心使用的原则,按标准申领。

2、办公用品经费标准:办公用品按每人每学期50元,由各部门(学院)包干使用,本学期节余部分,可转到下学期使用。办公用品可从国有资产管理处的仓库按办公用品领用流程领取;也可自行购买,凭发票,经国有资产管理处备案后,再从财务处报销,但费用不得超过包干经费。打印机硒鼓和墨粉按报修流程加粉或维修;打印纸、档案袋、档案盒按需领取;专项活动使用的办公用品可单独申请领用;以上三部分均不计入部门包干费用。

、办公设备、家具的领用

1、对新进人员,以部门(学院)为领用单位向国资处申领,配备标准按《合肥职业技术学院办公设备、家具配备与管理规定(试行)》执行,填写《合肥职业技术学院办公设备领用登记表》,领取后各部门(学院)资产管理员录入资产管理系统,由责任使用人管理,遵守固定资产管理制度。

2、对已超使用年限或损坏的办公设备,可按资产报废处理程序办理,处置后再进行申请领用,填写《合肥职业技术学院办公设备领用登记表》,领取后各部门(学院)资产管理员录入资产管理系统,由责任使用人管理,遵守固定资产管理制度。

办公用品采购与管理

1、学校根据各部门(学院)办公用品使用情况,每学期集中采购一批。对有特殊需求的办公用品,使用部门(学院)可在每学期集中采购前向国资处提出采购计划,填写好《办公用品采购申请表》;经部门(学院)领导审签后报国资处。对未列入采购申请表的临时性办公用品,原则上不作采购,对缺少的急需用品可经分管院领导审批后零星采购。

2、国资处做好办公用品的采购计划申报,经学校审核批准后按政府采购要求招标采购或从徽采商城采购。

3、耐用办公用品按使用需求发放,长期使用,原则上不再增补,若破损、残旧需更换的,以旧换新,人为损坏或者遗失不再补领。

4、管理员须建立和登记办公用品台账,定期核查所领物品登记表,做好办公用品的购置、发放和库存管理。定期或不定期盘点,查对台账与实物,保证账实相符。每学期结束前再做一次办公用品库存全面盘点。

、办公设备的维修及报废

1、各部门办公设备损坏不能使用的,应当依据《合肥职业技术学院办公设备、家具配备与管理规定(试行)》和《合肥职业技术学院国有资产管理暂行办法》按流程进行处理。对办公设备和家具,在保修期内,可联系国资处,请质保单位进行正常维修,对超出保修期的,由国资处联系设备专业维修公司进行检修,并做好设备维修记录台账。

2、对使用年限超限不能使用或不能维修的办公设备和家具,按《合肥职业技术学院国有资产管理暂行办法》实行报废处理:对可以维修但维修成本过高,经相关部门对故障认定,按资产管理制度进行资产报废,对办公设备的报废实行审批管理。

、办公设备、家具的交接或回收

对因离职或工作岗位变动等原因需进行办公用用具、设备的交接或回收时,应严格遵守相关工作要求,并填写《办公设备、家具交接或回收登记表》,对办公设备、家具进行交接或回收,部门(学院)资产管理员在资产管理系统中做好变更。

七、其他

1、本办法由学校国有资产管理处负责解释。

2、本办法自下文之日起执行。

                                             


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